スキャナ保存ってなに？

　会社が受け取る領収書や注文書、契約書といった文書は、法人税法の規定により、原則７年間の保存が義務付けられている。これらすべてを紙で保存するとなると、膨大な量の文書が会社に溜まり、場所を取られてしまう。そこで国は、平成10年に電子データの保存に関する決まりごとを盛り込んだ「電子帳簿保存法」を定めた。

　同法は昨年と今年に内容が見直された。注目すべきは、紙の情報を電子データに変換して保存する「スキャナ保存」が大きく変わったことだ。

　スキャナ保存では、以下の３点が変更された。まず、平成27年以前に電子保存が認められていたのは、記載が３万円以下の領収書のみだった。この金額基準が撤廃され、すべての領収書や契約書を電子保存できるようになった。これで金額によって保存の仕方を変えなければならないという煩雑さが解消したことになる。

　多少なりとも使い勝手が高まっているとはいえ、導入までのハードルがいまだ高く、紙の保存からスキャナ保存に切り替えた企業は少ない。

　領収書などの文書をスキャニングしただけのデータは紙の文書以上に改ざんが容易であることから、電子帳簿保存法ではスキャン保存に厳しい要件を求めている。同法では「適正事務処理要件」として、①保存の各過程を別の人間に行わせる、②事務処理手続が適正かどうかを定期的にチェックする体制を完備する、③問題が発生したときの報告や再発防止にかかる規程を整備する――といった対応を求めている。この要件を満たそうとすると、人材配置や設備投資でコストが掛かってしまう。

　例えばスキャナ保存の過程で、画像データの「スキャン日時」や「スキャン以降に編集（改ざん）がないこと」を証明するための電子的な日付印（タイムスタンプ）を押さなければならない。このシステムは、導入コストのほか、システム保守費用やタイムスタンプの年間利用件数に応じた従量課金といったランニングコストが掛かり、年間10万円以上の負担を見込まなければならない。スキャナ保存をすると紙の書類の保存が必要なくなり、これまで保管のために使っていた事務スペースを有効活用できるのはメリットだが、紙の文書を保管するためのレンタルスペースを借りたほうが安上がりということもあり得る。

　電子保存したデータは紙の文書と比べて閲覧や検索が容易であるため、スキャナ保存で経理を効率化できる。また、閲覧・検索が簡単になることで、税務調査の時間が短縮される可能性もある。

　紙による保存の場合、調査官が必要とする資料をファイルや段ボールのなかから探し、それをいちいちコピーして渡さなければならなかった。これに対し、スキャナ保存してそのデータを帳簿と紐づければ、探す手間がなくなるうえ、データをプリンターで出力するだけで済む。税務調査が効率化されることは一見納税者にとってもメリットのように思えるが、都内に事務所があるＡ税理士は「調査官は短縮できた時間に別のことを調べようとするだろうし、電子データで検索しやすくなるというのは、丸裸になるようで怖いという納税者はいるだろう」と、税務調査の精神的負担がむしろ増すおそれを危惧する。

　スキャナ保存には金銭面のハードルやデメリットがあるが、いくつかあるメリットを踏まえ、顧問税理士に相談して導入するか否かを決めたい。

(2016/12/06更新)